Урок 6. Документооборот СЭД | Сканирование штрих кода трек письма Входящие, исходящие письма #СЭД

KostanaySoft: Документооборот — система автоматизации документооборота для предприятий различных сфер деятельности и форм собственности. 1. Модуль “Ввод и регистрация входящих, исходящих, внутренних документов”. Для структурирования документов формируется карточка документа, которая описывает его содержание по параметрам: - автор и дата создания, - исполнитель и периодичность исполнения, - вид почты (телеграмма, обычная почта, телетайп, электронная почта и т.п.), - вид корреспонденции (апелляционная жалоба, исковое заявление, обычное письмо, факс и т.п.), - № и дата входящей корреспонденции, - категория отправителя и отправитель документа, - краткое содержание, - файлы прикрепленные. Один документ может содержать несколько файлов. Хранение документов всех типов в единой базе. Данные параметры используются в дальнейшем при поиске нужных документов, при структурировании всего архива документов. Программа позволяет формирование и печать различных описей, реестров документов и опись об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю за любой период. 2. Модуль “Контроль исполнения и система напоминания”. Программный комплекс «Документооборот» позволяет контролировать исполнение сотрудниками поручений по документам. Встроенные инструменты позволяют программе самостоятельно отслеживать сроки, исполнения документов и присваивать им соответствующие статусы: - исполнен в срок, - исполнен с просрочкой, - не исполнен (находящийся в производстве) - не исполнен, просрочен. Реализована возможность вывода на печать отчетов по исполнению документов. Все отчеты формируются в формате, PDF, MS Word, MS Excel, возможно сохранить как изображение. Система обеспечивает автоматизированный контроль исполнения документов. Результатом контроля являются контрольные сообщения, содержащие информацию о не исполненных документах, ответственном исполнителе, соисполнителях, сроках исполнения поручения. Программа формирует отчетность по контролю исполнительской дисциплины и объемам документооборота, в частности: - сведения о документообороте; - отчет о не исполненных документах; - отчет об исполненных документах; - сводку о документах, находящихся в производстве; - сводку-напоминание по контрольным документам; - напоминание по заданиям:- о всех не исполненных документах, - о срочных не исполненных документах, - о просроченных не исполненных документах, - о периодически выполняемых документах, - о всех непрочитанных документах. - журнал регистрации документов за период и т.д.; 3. Модуль “Движение” . Модуль позволяет просматривать или обрабатывать последние изменения вносимые исполнителями в документы корреспонденций. 4. Модуль “Сканирование” . - удобный способ сканирование черно-белых или цветных многостраничных документов; - перемещения отсканированных документов к входящему документу традиционным способом, а так же с использованием технологии Drag&Drop; - просмотр сканированного изображения документа в различных режимах; - преобразование графических файлов в многостраничный PDF-формат. 5. Модуль ‘Календарь событий”. Система “Документооборот” содержит модуль “Календарь событий“, который позволяет пользователям системы планировать свой рабочий день, т.е. формировать встречи, совещания, события и различного рода заметки. 6. Модуль “Шаблоны документов“. Создание, настройка, автоматическое заполнение различных шаблонов юридических документов. 7. Модуль “Работа под терминальным сервером”. 8. Модуль “Штрих-кодирование”. Позволяет выполнять следующие операции со штрих-кодами: - генерация кода; - присвоение кода документу; - добавление кода в содержание и печатные формы документа, а также в файлы вложений; - автоматический поиск документа по фрагменту кода или его полному значению. 9. Модуль “Распознавание текста“. 10. Модуль “Подпись ЭЦП“. Возможность подписывать свой статус и резолюцию электронной цифровой подписью. Электронная Цифровая Подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП формируется в результате преобразования информации с использованием средств криптографической защиты информации и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП позволяет пользователям отправлять и получать документы не опасаясь за юридическую силу документа. Для пользователей РК необходимо использовать ключи ЭЦП, выданные Национальным Удостоверяющим Центром (НУЦ). 11. Модуль “Универсальная и статистическая отчетность”, позволяющая формировать разнообразные группы итоговых документов за любой, определенный пользователем, период времени, на русском и казахском языках. 12. Модуль “Безопасность”. ********* Демо-версию ПО “Документооборот“ можно скачать по ссылке